マイナンバーとは個人や法人の識別のために振られる番号のことで、個人、法人それぞれに個別の番号が振られています。

このマイナンバーは、従業員の厚生年金、健康保険、労働保険、雇用保険等の社会保障の各手続書類や源泉徴収票や支払調書に記載を求められるため、会社は、従業員や取引先会社のマイナンバー情報を取得して管理することになります。

マイナンバーは重要な個人情報であるため、取得や管理の場面において、慎重な取り扱いが求められています。

①取得の場面

・従業員や取引先に利用目的を明示する必要があり、明示した利用目的の範囲内でのみ使用することとします。

例えば、従業員のマイナンバーを取得する場合には、厚生年金、健康保険等の社会保障関係書類に記載することや源泉徴収票に記載するという利用目的を明示します。

・通知カード等によるマイナンバー情報の提示を受けるにあたり、従業員の運転免許証などの身分証明書で本人確認を行います。厚生労働省は、運転免許証やパスポートといった顔写真付きの身分証明書での本人確認を指導しており、運転免許証等がない場合には健康保険証と年金手帳などの２つ以上の書類の提示を求めております。

ただし、従前より従業員として働いており、本人であることが間違いない場合には、本人確認書類の提示は不要です。

・マイナンバーは社会保障関係書類や源泉徴収票・支払調書等に記載する目的でのみ取得が可能であり、会社独自の都合で取得してはなりません。

例えば、マイナンバーの個人番号カードには顔写真が付いていることから身分証明として利用することが考えられ、顧客の身分証明として個人番号カードのコピーを保管することがありますが、このときマイナンバー情報の部分はマスキングするなどして情報を記録しないようにする必要があります。また、源泉徴収票は収入証明になるため、不動産賃貸業などにおいて顧客の所得証明としてコピーを取ることがありますが、このときもマイナンバー情報の部分はマスキングして情報を記録しないようにします。

②管理の場面

・マイナンバー情報の取扱責任者・担当者を決め、担当者以外の従業員がマイナンバー情報に触れないようにします。

・マイナンバー情報の保管場所を限定し、厳格に管理します。例えば、外部に接続していないパソコン内でセキュリティーをかけて保管します。

・取扱状況を記録し、誰がどのような目的で情報を閲覧したかの記録が残るようにします。

③利用の場面

・マイナンバーは取得に際して従業員等に示した利用目的以外に使用してはなりません。例えば、社外の第三者が従業員のマイナンバーを問い合わせてきても回答してはなりません。

④保管期間

・会社は、取得した従業員や取引先のマイナンバーを、その従業員を雇用している間、その取引先との取引が継続している間のみ保管することとして、従業員が退職し、また取引先との取引が終了して、そのマイナンバー情報を使用する機会がなくなれば、速やかに情報を抹消しなければなりません。

これらを守らずにマイナンバーを漏洩させた場合には賠償責任を負う可能性があり、また意図的に漏洩させた場合には刑事罰が科せられます。

マイナンバー制度により企業の情報管理の負担は大きくなり、企業にとってはメリットのない制度であるかもしれません。

マイナンバーの取得・管理に関して、具体的にどこまで注意すればよいかについて詳しくお知りになりたい神奈川・横浜の会社ご担当者様は、一度ご相談ください。